Les NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) ont impacté et continuent son développement dans tous les secteurs. Naturellement, le domaine professionnel ne fait nullement exception.

Ainsi, la géolocalisation véhicule professionnel fait partie désormais d’une pratique courante. Si elle n’est pas prohibée en soi, elle est strictement encadrée et doit respecter un cadre juridique strict, notamment la vie privée et les données personnelles des salariés.

Il n’est pas aisé de se tenir informé du cadre juridique applicable et sans faire preuve de malveillance, il est possible d’enfreindre la législation. Expert en droit des données personnelles et des nouvelles technologies, le Cabinet Avomedias propose une approche stratégique, juridique et concrète des enjeux liés à la géolocalisation des voitures de fonction. 

Guide juridique de la géolocalisation véhicule entreprise

Qu’est-ce que la géolocalisation voiture entreprise ?

La CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés), organe garantissant la régulation des données personnelles, définit la géolocalisation comme étant une : 

« Technologie permettant de déterminer la localisation d’un objet ou d’une personne avec une certaine précision ».

En pratique quant aux véhicules professionnels, il s’agit de dispositifs (logiciels ou autre systèmes) permettant de recueillir des données en temps réel sur la voiture équipée. 

L’appareil utilisé pour le recueillement est souvent le système GPS embarqué. Cette technologie permet en cela d’accéder à une pluralité d’informations notamment :

• Le positionnement ;
• La température moteur ;
• La vitesse du véhicule. 

Pourquoi mettre en place une géolocalisation véhicule professionnel ? 

L’employeur entre, dans le cadre de la gestion de son entreprise, dans une logique de rentabilité. Cela se traduit naturellement dans la possibilité de réduire les frais d’entretien des véhicules, optimiser le temps de travail, améliorer la prise en charge des clients. 

Or, si la géolocalisation se montre en ce sens un outil idéal pour la dynamique d’entreprise, la CNIL relève six (6) cas pour lesquels ce procédé est autorisé :

• Assurer la sécurité de l’employé et des marchandises (en cas de vol notamment) ;
• Suivre et facturer une prestation (ambulance pour le transport des personnes) ; 
• Suivre le temps de travail de l’employé (à condition qu’aucun autre dispositif le permette déjà);
• Faciliter les prestations à accomplir (véhicule le plus proche de la panne) ;
• Respecter une obligation légale ou réglementaire (imposant l’usage d’un tel dispositif notamment en fonction des biens transportés) ;
• Contrôler le respect des règles d’usage pour véhicule. 

Ce qui est illégal: prohibition et loi geolocalisation vehicule entreprise

L’interdit fondamental est de contrôler en permanence le salarié. À ce titre, la CNIL souligne l’illicéité de cette pratique. Concrètement, il est recommandé que la voiture soit munie d’une commande de désactivation du système hors temps de travail contractuel du salarié. Prudence néanmoins en matière d’abus de temps de désactivation, l’employeur peut sanctionner si la durée d’inactivité est excessive et injustifiée. 

En illustration, c’est le cas d’une pause déjeuner trop longue.

À noter, que l’outil ne peut être utilisé non plus : 

• Pour contrôler le respect des limitations de vitesse ;
• Dans le cadre d’un contrat avec un salarié disposant d’une liberté d’organisation de son temps de travail ;
• Pour suivre le représentant du personnel dabs le cadre de son mandat.

Pour résumé, la pratique de la géolocalisation d’un véhicule professionnel doit respecter trois (3) axes fondamentaux : les salariés doivent être informés de la collecte (notamment sur le fondement de l’article L.1222-4 du Code du travail) et ne sont tracés ni en dehors des heures de travail et ni s’il existe un autre moyen de contrôler le travail effectif. 

En guise d’exemple, un salarié qui utilise un véhicule professionnel même à titre personnel peut être géolocalisé mais sur la période de travail et s’il a consenti. L’employeur ne peut donc pas « espionner » les salariés à leur insu. 

Guide pratique de la geolocalisation vehicule de service

Des garanties à mettre en place pour le respect de la vie privée 

La vie privée est une valeur fondamentale que l’on retrouve notamment à l’article 9 du Code civil. En sus, toute violation à celle-ci est susception de constituer une infraction pénale (article 226-1 du Code pénal).

Afin d’en garantir le respect, plusieurs garde-fous sont prévus :

• Une politique d’habilitation : Seules les personnes autorisées ont accès aux informations du dispositif de géolocalisation ;

• Une politique de sécurité : Il est question ici de limiter l’accès à ces informations en mettant en plus des mesures comme un mot de passe jumelé avec un identification. Il conviendra en outre de prévoir un registre contenant les accès aux données et les opérations effectuées. Il est vivement conseillé d’effectuer une évaluation des risques afin de déterminer les mesures de sécurité adaptées. 

• Une limite dans la durée de conservation des données : Il existe plusieurs durée de conservation en fonction de la finalité du traitement. De manière traditionnelle, la durée est de deux (2) mois, sauf pour l’optimisation des tournées, la durée est d’un (1) an et pour le suivi du temps de travail, fixée à cinq (5) ans. 

• Un droit d’opposition des employés : Si le dispositif ne respecte pas le cadre légal établi par la CNIL, alors le salarié peut s’opposer à la géolocalisation de son véhicule. C’est le cas notamment s’il n’est pas possible de désactiver la traçabilité en dehors du temps de travail. 

Des salariées informées : les modalités

Au regard des dispositions du Code du travail (l’article L.2323-47), le comité d’entreprise doit être consulté avant l’implantation d’un système de géolocalisation des salariés. 

En sus, l’employé doit être informé personnellement du procédé, de la finalité de ce dernier et des modalités relatives à cette fin (droit d’accès, destinataires des données, durée de conservation). 

Utilisation illicite de la géolocalisation : comment faut-il réagir ?

En cas de litige, vous pouvez contacter le service des plaintes de la CNIL, l’inspection du travail ou encore le procureur de la république. 

Les nouvelles technologies sont de plus en plus sophistiquées mais outre les avantages, de nouveaux défis juridiques sont à relever par les entreprises. Face à la complexité du droit notamment en matière des données personnelles, le Cabinet Avomedias vous propose une structure juridique viable en faveur de votre activité en vue d’une meilleure protection des salariés. Audit de conformité ou défense des intérêts notre équipe d’avocats intervient pour une pratique licite de la géolocalisation.